Ihr Anbieter für Einsatz-Tracking-App für Mitarbeiter im Außendienst (Mission Tracker) in Hamburg - Clouds Sky GmbH

Einleitung

Das vorliegende Konzept beschreibt das vorhandene, erweiterbare Grundmodul einer App, die für das Einsatz-Tracking von Mitarbeitern im Außendienst verwendet werden kann.

Ziel ist es, eine manuelle Erfassung (per Papier und Stift) der Einsatz-Zeiten zu ersetzen. Den Mitarbeitern soll es erleichtert werden, ihre Zeiten genauer und einfacher zu erfassen.

Grundfunktionen der Einsatz-Tracking-App und Erweiterbarkeit

Aktuell ist die Einsatz-Tracking-App als Anwendung für Android Mobil-Geräte umgesetzt worden (Android Version 4.0.3 aufwärts). Anpassung und Portierung nach Apple iPhone und iPad (iOs) nach Kundenanforderungen umsetzbar.

Die Einsatzdaten werden aus einem Exchange-Kalender (weitere Formate nach Kundenanforderungen möglich) abgerufen werden. Hierzu ist eine Internet-Verbindung notwendig. Es sollen ggf. Änderungen der Einsatz-Termine übernommen werden können. Eine Push-Funktion ist nicht vorgesehen (implementierbar nach Kundenanforderung) - das Update muss manuell angestoßen werden.

Die erfassten Daten werden im Grundmodul per Email als Excel-Tabelle an eine vordefinierte Adresse verschickt. Weitere Dateiformate wie PDF, SPSS, Word Doc, Plain Text oder Web Service / Datenbankanbindung über API, JSON, XML und entsprechende Connectoren möglich.

Weitere Funktionalität nach Kundenanforderung.

Funktionen der Einsatz-Tracking-App

Terminsynchronisation

Die Einsatz-Tracking-App ruft regelmäßig die anstehenden Einsatz-Termine vom Server ab. Das Intervall dafür kann in den Einstellungen konfiguriert werden. Zusätzlich kann die Synchronisation auch manuell per Button ausgeführt werden.

Die Einsatz-Tracking-App versucht, zu jeder Adresse Geo-Koordinaten zu ermitteln. Diese werden dazu verwendet, um zu erkennen, ob die Start- und Ende-Zeiten eines Einsatzes am Einsatzort erfasst wurden.

Tracking-Modus

Standardmäßig befindet sich die Einsatz-Tracking-App im Tracking-Modus. Dem Mitarbeiter werden in diesem Modus Buttons für die Aktionen angeboten, die er anhand des aktuellen Einsatzplans als nächstes durchführen kann.

Am Beginn des Tages gibt es die Aktion “Arbeitsbeginn”.

Steht ein Termin an, so bietet die Einsatz-Tracking-App die Aktion “Start <Kunde>” an. Sobald diese ausgeführt wurde, wird “Ende <Kunde>” angeboten. Danach wird dann wieder die Start-Aktion für den nächsten Kunden-Termin angeboten. Wenn kein Kundentermin mehr ansteht, wird die Aktion “Arbeitsende” angeboten.

Ein Einsatz bei einem Kunden kann auch unterbrochen werden. Hierfür gibt es die Aktionen “Start Unterbrechung” und “Ende Unterbrechung”. Für eine Unterbrechung muss ein Grund angegeben werden.

Für den Beginn und das Ende von Pausen werden ebenfalls Aktionsbuttons angeboten.

GPS-Unterstützung

Falls das Mobil-Gerät über einen GPS-Empfänger verfügt, kann die Einsatz-Tracking-App diesen nutzen, um das Tracking zu unterstützen. Die Einsatz-Tracking-App erstellt aber niemals ein Bewegungsprofil des Anwenders!

Die GPS-Unterstützung kommt bei den folgenden Aktionen zum tragen:

1. “Start <Kunde>”: Die Einsatz-Tracking-App ermittelt, in welcher Entfernung vom Einsatzort sich das Gerät im Augenblick der Aktion befindet. Es wird ein Entfernungsstatus in Form einer Farbe angezeigt.
   1. “grün”: die Entfernung war kleiner als 250 Meter
   2. “rot”: die Entfernung war größer als 250 Meter
2. “Stop <Kunde>”: Es gilt dasselbe wie für “Start <Kunde>”
3. “Arbeitsende”: Es gilt dasselbe wie für “Start/Stop <Kunde>” mit dem Unterschied, dass als Bezugspunkt sowohl der letzte Kunde als auch der Firmenstandort herangezogen wird. Der Firmenstandort muss in den Einstellungen angegeben werden.

Terminübersicht

In der Terminübersicht sieht der Mitarbeiter alle Termine, die am heutigen Tag anstehen - in der Reihenfolge des Start-Zeitpunkts.

Es ist auch möglich, einen Termin vorzuziehen. Dies ist aber nur möglich, nachdem ein anderer Termin beendet wurde und keine Pause läuft.

In einer weiteren Ansicht hat der Mitarbeiter die Möglichkeit, sich die Termine des kommenden Arbeitstages anzusehen, um sich entsprechend vor Arbeitsbeginn bzw. am Vorabend darauf vorzubereiten.

Protokollversand

Sobald der Mitarbeiter die Aktion “Arbeitsende” ausgeführt hat, wird ihm das Protokoll des Tages angezeigt.

Über einen Button kann das Protokoll in Form einer Excel-Datei an die vordefinierte E-Mail-Adresse verschickt werden. Über ein Häkchen wird deutlich gemacht, dass das Protokoll versendet wurde.

Das Protokoll enthält neben den protokollierten Zeiten folgende Angaben:

• Name des Mitarbeiters
• Datum
• Effektive Gesamtarbeitszeit
• Gesamtarbeitszeit inkl. Fahrtzeiten, ohne Pausen

Die Zeilen für die protokollierten Zeiten enthalten folgende Daten:

• Kunde
• Uhrzeit Beginn (Farbe ist entweder grün oder rot entsprechend dem Entfernungsstatus)
• Uhrzeit Ende (Farbe ist entweder grün oder rot entsprechend dem Entfernungsstatus)
• Effektive Arbeitszeit
• Kommentar

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